Gestión de proyectos con Google Sheets

A la hora de buscar una herramienta para la gestión de nuestros proyectos las posibilidades son más que amplias. Ya vimos en artículo sobre gestión de proyectos SEO gracias a la participación de 10 reconocidos consultores y consultoras SEO, cómo pueden existir decenas de combinaciones de herramientas y metodologías para llevar el control y seguimiento de los proyectos de nuestros clientes.

• Ventajas de la gestión de proyectos con Google Sheets
• Gestión de usuarios
• Gestión de versiones
• Personalización y validación de datos
• Diagrama de Gantt
• Listas desplegables
• Checklists
• Gráficas personalizadas
• App Scripts
• Activadores
• Vídeo con ejemplo práctico

Han pasado ya unos años desde que publiqué el vídeo que tenéis embebido al final del artículo y no deja de sorprenderme cómo día a día sigue sumando reproducciones, suscriptores y miembros de mi Grupo privado de Sheets interesados por la gestión de proyectos usando Google Sheets como herramienta de control y es que parece que, aunque en el mercado haya herramientas superprofesionales y especializadas, nuestras queridas hojas de cálculo siguen aportándonos una gran flexibilidad y versatilidad a la hora de hacer múltiples tareas.

En el vídeo explicaba cómo Sheets puede servirnos para gestionar proyectos de cualquier sector -o casi- ya que cubre la mayoría  de necesidades que podemos encontrar a la hora de gestionar un proyecto.

Ventajas de la gestión de proyectos con Sheets

Además de que a día de hoy casi todo el mundo tiene una cuenta de Google, algo que facilita el acceso y evita la creación de cuentas en otras PM Tools, a continuación paso a detallar algunas de las ventajas que podemos encontrar en esta herramienta de Google:

Gestión de usuarios

En Sheets y en general en toda la suite de herramientas de Google podemos compartir el acceso de distintos modos. Podemos tener usuarios con capacidad de edición y usuarios con acceso de sólo lectura. 

Gestión de versiones

Si algún usuario modifica algo en el documento o sin querer se eliminan ciertos datos importantes podemos recuperar una versión anterior del documento de una manera muy sencilla.

Personalización y validación de datos

Gracias a las funciones de la propia hoja de cálculo podemos personalizar las celdas y hacer que se comporten de una manera especial, por ejemplo podemos indicar que los datos de una columna sean de tipo fecha y si no es así evitar que se introduzca el dato o algo menos restrictivo, dejar que se introduzca pero avisar de que no cumple con la validación

Diagrama de Gantt

Esta es una de las funcionalidades más solicitadas en este escenario de usar Sheets para la gestión de proyectos, para los más de 400 miembros del grupo de Sheets a día de hoy era la funcionalidad principal con la que querían contar. Esto no viene por defecto en Sheets pero gracias a las funciones y a la representación mediante Sparkline podemos llegar a montar un diagrama de Gantt basado en fechas de inicio y fin o en estimaciones de tiempo. 

Listas desplegables 

Otra funcionalidad interesante que podemos añadir a nuestra gestión de proyectos son las listas desplegables con datos validados para asegurar que sólo se introducen esos valores, cómo lo que se indicaba de la fecha. Muy útil para controlar los estados de las tareas, tipos de tarea, responsables, etc. En este otro vídeo del canal os explico como crearlas a vuestro antojo.

Checklists

Al igual que muchísimas otras herramientas de project management también podemos crear nuestras checklists personalizadas insertando «Casillas de veificación» desde el menú «Insertar«.

Gráficas personalizadas

Ya hemos visto que podemos crear diagramas de Gantt usando las funciones y la representación mediante Sparkline, con sheets además podemos insertar las gráficas que nos apetezca, como podéis ver en el vídeo, para controlar cargas de trabajo, cuellos de botella , ratios de finalización, etc.

Apps Scripts

Por si no teníamos poco con las funcionalidades includas de base en Google Sheets además podemos extender muchísimo sus funcionalidades añadiendo pequeños scripts para automatizar procesos. Uno de mis preferidos es el de notificaciones cuando el cliente marca una tarea para que sea revisada.

Curso de Gestión de proyectos con Google Sheets

Activadores

En combinación con scripts los activadores nos permiten automatizar acciones cuando ocurren otras acciones, por ejemplo teniendo el script de notificaciones con la configuración de qué se debe incluir en el email podemos añadir un activador para que se mande automáticamente ese email cuando ocurra algo.

Con todo esto no pretendo insinuar que Google Sheets sea la mejor opción para el project manager pero sí que debemos analizar siempre nuestras necesidades y ver qué herramientas tenemos disponibles para ello ¡y oye! Si sheets las cubre al 100%… adelante con ella.

No me enrollo más, para los que no hayáis visto el vídeo… os dejo con él.

Sean bienvenidos los comentarios aquí, en Youtube o en el Grupo de Sheets y no os olvidéis de suscribiros al canal para apoyarlo si os gustan mis vídeos! 

Vídeo