Gestión de proyectos SEO, metodologías y consejos de 10 expertos

Nadie discute que una auditoría SEO es la parte más importante para arrancar cualquier proyecto de optimización pero…

¿Qué ocurre después de esta auditoría cuando empieza realmente el servicio de consultoría?

En este artículo, al que llevo tiempo dando vueltas, quería hacer mi aporte pero pensé que, como ocurre con muchas metodologías, lo que yo os cuente podría no encajar con vuestra forma de trabajo. Por esto opté por pedir el testimonio de estos 10 pedazo de profesionales con años de experiencia en consultoría SEO y cuyo aporte hará este artículo, espero, mucho más útil.

1. GTD, Kanban, SCRUM, Agile y otras fiestas organizativas
2. Mi método de gestión de proyectos
   • Control y asignación de tareas
   • Comunicación con el cliente y equipo implicado
   • Seguimiento de implementaciones y cambios
3. 10 métodologías de gestión de proyectos SEO
   • Carlos Cano
   • Javier Gosende
   • Álex Navarro
   • Rafa Sospedra
   • Isabel Romero
   • Emilio García
   • Luis M. Villanueva
   • Antonio López
   • Fernando Maciá Domene
   • MJ Cachón
4. Resumen
5. Despedida

GTD, Kanban, SCRUM, Agile y otras fiestas organizativas

En el mundillo de la organización y gestión de proyectos podemos encontrar numerosas metodologías muy consolidadas desde hace años. La dificultad se centra en escoger la que mejor podría adaptarse a la gestión de un proyecto SEO y en decidir si ésta es eficiente o no para ello.

Podríamos poner un ejemplo con algo como los checklists. Hay fervientes amantes de los checklists y auténticos haters, pero lo importante es que te sirva. Yo los considero una forma perfecta de organizar inicialmente ideas o procesos para que no se te pase nada por alto y no tiene por qué ser un checklist como tal dónde marcar qué has hecho o qué no, te puede valer perfectamente un txt, un excel/hoja de drive o, mejor que todo esto, un mindmap hecho con Freemind o Xmind (esta última ha pasado a sustituir a la primera en mi “caja de herramientas” después de muchísimos años de uso).

Este es el motivo principal de haber querido contar con 10 opiniones distintas, ofrecer diferentes modelos para que vosotros optéis por el que mejor se adapte a vuestra forma de trabajo o dicho de otro modo para que mejoreis vuestra forma de trabajo aplicando aquellas metodologías de gestión de proyectos o partes de éstas que consideréis más eficientes.

Para estructurar este contenido veremos qué metodologías aplican todos los que han colaborado en este artículo, las herramientas que usan y cómo las usan y finalmente algunos consejos.

Mi gestión de proyectos SEO

Tampoco es que sea un método, simplemente con el tiempo he ido quedándome con lo que mejor me funciona.

Haciendo una subdivisión podemos hablar de 3 apartados:

• Control y asignación de tareas
• Comunicación
• Seguimiento

Control y asignación de tareas

Hace ya muchos años, para la gestión de desarrollo de proyectos web, un compañero me propuso usar Kanban y desde entonces vengo usando este sencillo método de control y seguimiento. Kanban consiste, muy resumidamente, en usar post-its en 3 columnas llamadas “Por hacer”, “Haciendo” y “Hecho” (To Do, Doing, Done) con las que, de un vistazo rápido, podemos saber en qué estamos enfrascados ahora, que es lo que tenemos pendiente y qué hemos finalizado recientemente.

Para llevar un control de esto procuro usar la aplicación Trello que permite hacer tableros con las columnas que quieras, de hecho a las tres típicas de Kanban añado entre “Por Hacer” y “Haciendo” una nueva columna llamada “Next” o “Siguiente” que me vale para filtrar todo lo que pueda haber en “Por hacer” y poner en cola las próximas tareas para el equipo. 

En este panel de Kanban en Trello lo primero que hago es trasladar a “Por hacer” todo lo que surja como resultado de la auditoría tratando de hacer descripciones completas que ayuden a la resolución de incidencias y acompañando con imágenes o excels adjuntos.

Después paso a asignar prioridad a todas esas tareas mediante el etiquetado de colores de Trello, el cual puedes renombrar con lo que prefieras (Crítico, Prioridad Alta, Baja, Media, etc).

Hecho esto paso a poner en “Next” o “Próximas” las críticas y prioritarias y asigno al responsable de dicha tarea al cual notifico mediante los comentarios de Trello. En algunos casos soy yo quién mueve las tarjetas o post-its a “Haciendo” o “Doing” y en otros es el propio equipo el que se encarga de ello.

Comunicación con el cliente y equipo implicado

A día de hoy uso principalmente Skype con clientes, pero si probáis zoom.us descubriréis una herramienta gratuita muy potente, ligera y estable que además permite grabar las reuniones y hacer reuniones grupales de hasta 40 minutos en su versión free.

También para seguimiento rápido de tareas los comentarios con menciones de Trello son muy útiles como decía antes, especialmente si cuentan con la aplicación de Trello en el móvil.

Seguimiento de implementaciones y cambios

Este es uno de los puntos más importantes y característicos dentro de la gestión de proyectos SEO. Si la comunicación de cambios brilla por su ausencia o si se hacen cosas sin coordinación alguna el seguimiento de la evolución de un proyecto SEO se hace muchísimo más costoso llegando a multiplicar las horas a invertir para hacer trazabilidad de cambios en tendencias de tráfico web o en la evolución de keywords. 

Todo, absolutamente todo, debe ser reportado y anotado en algún sitio al que podamos recurrir cuando queramos saber por que se ha producido un determinado cambio relevante.

Mi recomendación para esto es hacerlo en las anotaciones de Analytics porque es gratuita, todo el mundo la tiene (o debería) y permite alinear los “hitos” en cambios de tráfico web y justificar causa-efecto. 

Obviamente si haces linkbuilding y quieres llevar un control tampoco vayas a poner “Hemos comprado conseguido un enlace en <tal> con el anchor text <cual>», para esto puedes poner nomenclatura con IDs tipo “LB18001”, “LB18002” y llevar un control con excel o, mejor aún, usar las anotaciones de SEOBOX dónde te libras de teorías de la conspiración. 🙂

También suelo llevar un seguimiento con excel en el que anoto fechas de cambios, ejecución y revisión pero se me ha quedado corto y ahora estoy haciendo un documento en Google Sheets mucho más completo, con un dashboard que permite ver dónde hay cuellos de botella o atascos, planificar tiempos de ejecuión etc.. Stay alert que publicaré algo al respecto 😉

Actualización: Vídeo en el que explico detalladamente la hoja de Sheets de Control de Cambios que usamos en Webpositer.

Bueno y con este muy resumido aporte por mi parte doy paso a los testimonios, a los que agradezco desde ya su colaboración, que si no va a quedar un tocho de post tremendo, de hecho todas estas contribuciones como podéis suponer son algo muy muy resumido de todo lo que conlleva la gestión diaria de proyectos SEO.

10 metodologías de gestión de proyectos SEO

Metodología
La clave es la organización especialmente con proyectos en los que llegamos a tener más de 4 departamentos involucrados y un elevado número de integrantes en el proyecto. Designamos un Project Manager, los recursos necesarios y la jerarquía para tener claro el organigrama y la comunicación entre todos ellos, quién reporta a quién.

Hecho esto pasaremos a marcar los timings del proyecto, en el que estableceremos los entregables y tanto los hitos alcanzables a nivel microtareas (quickwins), como objetivos más a largo plazo. Estos objetivos serán los KPIs que utilizaremos para ir viendo el evolutivo del proyecto.

Herramientas
Para mí las tres imprescindibles son:

• Trello, para organizar tareas, es un tablero a modo de crear columnas y con un simple drag and drop vas creando, asignando y moviendo. Muy sencillo de usar y se integra muy bien con casi todos los programas de gestión.
• Slack: Para comunicación con clientes. Muchos prefieren Skype, pero para mí este es más completo y más cómodo sobre todo para localizar archivos que se mandan. Digamos que es un Skype más orientado a profesional.
• Google Drive: Todo lo apoyo con documentos de google que comparto con los clientes. Timings en Excel, documentos en docs, etc., Fundamental.

Tips/Consejos
Orden, mucho orden. En grandes clientes tener un solo interlocutor (a lo sumo dos), ya que sino se acaba perdiendo el control de lo que se envía, pide, solicita, etc., Marcaros fechas más ajustadas siempre, para tener cierto margen (casi siempre pasa algún retraso). Una ayuda que agiliza y mucho es tener plantillas
de checklist personales vuestros de microtareas que tengáis que hacer de manera rutinaria, por ejemplo (enviar mail al cliente para comentarle algún punto del proyecto y que vea que estamos pendiente de él), revisar estado de Search Console por si hay algún mensaje importante, revisar…. Cosas que son
rutinarias, pero precisamente por serlo muchas veces se nos pasan por alto.

Metodología
Yo me guió por un cronograma de tareas hecho en un tabla de Excel donde le indico al cliente y a mi equipo las tareas que hay que realizar. Dicho cronograma lo separo en semanas y en cada semana digo las tareas que voy a realizar. Esto le sirve a mi cliente para que vea en que fase de la campaña SEO vamos.

Las tareas que suelo poner en el cronograma son: Briefing, Keyword Research, Auditoría SEO Inicial, Informe de situación inicial, Tareas de Optimización onpage, Optimización y creación de contenidos, Linkbuilding y medición de Resultados mensual.

Otra cosa que hago es hacer un informe mensual de resultados. Me reúno con el cliente y le comento los resultados que vamos consiguiendo así como las tareas realizadas y por realizar.

Herramientas
Excel, Google Drive, Trello, Herramientas SEO. Con Excel lo que tengo son plantillas de informes que suelo enviar según la tarea SEO. Con Trello gestiono las tareas y su prioridad para acometerla o su delegación.

Tips/Consejos
Utilizo la herramienta evernote como herramienta de clipping de cosas que veo que me gustan a nivel SEO. Cuando veo una landing page muy bien redactada a nivel SEO o veo un buen sitio donde conseguir enlaces, pues me lo agrego a Evernote para inspirarme. Tengo como una especie de portfolio de buenas prácticas SEO que luego me sirven para optimizar mi metodología.

Metodología
Nuestro proceso para la gestión de un proyecto nuevo es bastante sencilla.  El primer paso es crear un Google Drive con todo lo que se le tiene que implementar al proyecto (SEO técnico, Linkbuilding, Seo Onpage, contenido, etc..).  Cada una de estas tareas está descrita de forma muy precisa dentro de varias pestañas del Drive.  Luego, cada pestaña tendrá una (o varias) persona(s) responsable(s) de realizar la tarea.  Todos los SEOs estamos dentro de un mismo grupo de telegram de la empresa, y además, existen varios grupos más pequeños de telegram donde solo están los SEOs que necesitan coordinarse en ciertas áreas.  Una vez realizado todo, va a un informe donde todos aportan su parte y una persona gestiona/crea el informe en sí.

Herramientas
Google Drive, Excel (mucho), Toggl para gestionar tiempos y sobre todo, Telegram (en desktop y en móvil) para estar en contacto constante con todos los compañeros.

Metodología
En la gestión de cualquier proyecto realizamos siempre unas tareas básicas que os voy a enumerar por si os sirven de orientación:

Recopilamos accesos y un pequeño briefing del proyecto para poder conocerlo.
Creamos en Drive una carpeta con diferentes subcarpetas que ya están estandarizadas, para que todos los miembros del equipo tengan acceso en todo momento a cualquier documento.
Se da de alta el proyecto en Asana y se asigna a los miembros del equipo que lo gestionarán, todas las tareas se incluyen aquí para un mejor seguimiento.

Comprobamos accesos y configuración de analytics y search console
Damos de alta el proyecto en semrush y Xovi.

Creamos en data studio el informe de evolución del proyecto donde se van enlazando las diferentes fuentes de datos para poder ver la evolución, tanto de trafico, ventas como de optimización onpage y link-building.
A partir de aquí comenzamos con auditorias, keyword research, optimización o lo que sea necesario para el proyecto.

Herramientas

• Semrush: por la facilidad de controlar la evolución del proyecto y sus tendencias.
• Asana: por la necesaria comunicación y control de todas las tareas del proyecto.
• Drive: por la necesidad de tener toda la documentación y datos del proyecto siempre a disposición de todos.
• Data Studio: Ya que con los cuadros de mando de optimización vemos con un simple vistazo la evolución de la optimización onpage y el linkbuilding.

Tips/Consejos: 
Para la gestión de un proyecto seo donde hay varios miembros involucrados es imprescindible usar herramientas del tipo Asana o Trello para poder estar al día en todo momento y distribuir las tareas correctamente.

«Lo que no se mide no se puede mejorar. Partiendo de esta premisa la gestión de un proyecto SEO requiere medición y monitorización.»

Metodología
Marcar los KPI´S de cada proyecto es el primer paso. Si medimos todo solo tendremos datos «sin ton ni son». Los KPI´S lo que permiten es que le demos un sentido a estos datos. Por tanto el primer paso es definir con el cliente los KPI´S del proyecto.

No es lo mismo aumentar las búsquedas de branding, que aumentar ventas en los productos que dejan más beneficio al cliente. 

Tener definido un cuestionario para definir con el cliente estos KPI´S. Si no, por experiencia, los clientes te dirán que lo que quieren es mucho tráfico o aparecer el número 1 por una keyword, o ser más importantes que su competencia.

CONSEJO: Ármate de paciencia en esta fase. Muchas veces tendrás que hacer de profesor o dedicar una primera reunión para ello. 

KPI´s: Aumento de tráfico orgánico, páginas indexadas versión , palabras claves en el top 10, búsquedas por marca, conversiones por tráfico orgánico etc…

Herramientas

• Creación del cuadro de mandos: Una vez definidos los KPI´S toca usar una de las herramientas más importantes para un SEO. Excel. En este cuadro de mandos se apuntarán los KPI´S para ir apuntando la evolución mes a mes, al igual que otras acciones como enlaces de linkbuilding
• Semrush y Sistrix: Visibilidad. Esta es la opción que más me gusta. También las gráficas de tráfico orgánico me gustan para incluirlas en el informe del cliente. Realmente Sistrix me gusta mucho por la gráfica de visibilidad.
• Rankbox: Seguimiento de palabras claves de un proyecto previamente definidas. Ver la evolución en tiempo real de keywords definidas te permite ver si los esfuerzos o estrategias definidas están funcionando o no. También para proyectos de SEO local el seguimiento de Keywords te ayuda a saber la localización exacta.
• Google Analytics: Para ver el estado de las conversiones por tráfico orgánico, aumento o descenso del tráfico orgánico, páginas de destino con mayor conversión (keywords transaccionales), posibles versiones de la web en dispositivos que no funcionan bien etc.
• Ahrefs: Seguimiento de los enlaces externos.

Tips/Consejos
Crea un cuadro de mandos SEO para compartir con tu cliente y que pueda acceder a él para ver la evolución de sus KPI´S, te evitará muchos dolores de cabeza.
Tener varios cuadros de mandos preestablecidos dependiendo del tamaño o sector del cliente también ahorra tiempo.

Metodología y herramientas
Para gestionar proyectos SEO suelo ser bastante tradicional, y uso una herramienta para cada tipo de reporte.
Comunicación interna:  para estar en contacto todo el equipo, utilizo Slack (chat empresarial) y Trello (organizador de tareas). En el caso de Trello, por si sirve de ayuda, las tareas se dividen en tareas “por hacer”, “realizándose”, “realizadas” o a “largo plazo”, y en cada tablón indico un proyecto SEO diferente.

El día a día de la gestión suele ser bastante variable porque depende de lo que necesite cada día el proyecto, pero podría resumirse en detectar las variaciones de keywords y revisar la repercusión en Analytics para ver si hay alguna recomendación de mejora en la URL afectada.

En paralelo, suelo revisar cada día errores en cuanto a SEO y para ello repaso con Spreedshets y Screaming Frog/Website Auditor los factores On Page más relevantes (lo de Spreedshets es porque me encanta Drive para que todo el equipo pueda acceder al mismo documento en tiempo real con información también en tiempo real).
Con Ahrefs también se pueden crear proyectos para auditar el Off Page de diferentes
proyectos y tener resúmenes de un vistazo.

Metodologías/Procesos de Gestión
La metodología que uso cada vez la voy mejorando según la experiencia que voy adquiriendo y los problemas que voy encontrando en el camino. Simplemente lo que hago es llevar un control de las tareas que se realizan sobre el proyecto e intentar tenerlo todo muyyy anotado, como siempre pasa, lo que me suelen fallar son fechas exactas el algunos proyectos, pero estoy intentando corregirlo.

Para ello lo que hago es recoger en un documento todas las tareas ordenadas por prioridades y separadas las que son de programación (por ejemplo) de las que son de redacción (por ejemplo) de otras. Ese documento se va rellenando y se va completando de tal forma que se van viendo las tareas que se han realizado y las que están pendientes.

Herramientas
Para mi personalmente uso trello, para clientes use en su día excel, ahora lo incluyo en el documento que les envío y espero que en breve todo el equipo al que pertenezco lo hagamos con sheets ;).

Tips/consejos
El consejo es llevar el control, saber quien ha realizado la tarea, cuando y si está correcta. Además si esto lo anotas en las anotaciones de analytics ya es de 10 porque podrás resolver muchos porqués.

Metodología
En nuestra agencia llevamos casi en exclusiva proyectos de SEO, y esto hace que la comunicación entre el personal que trabaja en el proyecto sea vital. Toda la comunicación la realizamos a través del Gestor de proyectos, el cual hemos adaptado para poder tener toda la información a un golpe de clip. En el gestor vinculamos las auditorías, estrategias, y documentos necesarios para que puedan ser leídos por los integrantes del equipo. El Project Manager asigna las tareas y supervisa su cumplimiento de forma semanal. Cada miembro del equipo se encarga de leer ejecutar y reportar las tareas asignadas, y también pueden abrir otras tareas nuevas.

Herramientas
Las herramientas que utilizamos para la gestión de proyectos es: Asana, Harvest y Slack. Asana lo utilizamos como gestor de proyectos y tareas, por su sencillez (aunque está en inglés) y versatilidad. Harvest para el control horario de las tareas en los proyectos y slack para la comunicación global.
 
Consejos
Como consejo en la gestión de proyectos, me gustaría hacer hincapié en algo que parece obvio pero para mucha gente no lo es tanto. Si no vuelcas toda la info en el gestor, y confías en él, nunca tendrás el control 100% de tu proyecto. Debemos invertir un tiempo necesario para apuntar y asignar las tareas y documentos en el proyecto. 

Metodologías de gestión y herramientas
En Human Level, la gestión de proyectos se lleva a cabo con un software de gestión de proyectos denominado Active Collab. Durante años, utilizamos la versión instalada en nuestro propio servidor pero ahora usamos la nueva versión Cloud.

Los proyectos son siempre liderados por uno de nuestros consultores quien después puede involucrar a otros compañeros en función de las necesidades del proyecto y las áreas SEO donde cada consultor cuenta con una mayor experiencia. Así los clientes siempre tienen un único interlocutor a lo largo de toda la relación que tiene una perspectiva global del proyecto pero se beneficia de lo mejor de la consultora en su conjunto.

El software de gestión de proyectos facilita la planificación de nuevos proyectos al descomponerlos en fases de distinta granularidad: hitos, tareas, tickets… y también permite tener ordenadas las conversaciones con el cliente así como las distintas versiones de la documentación relacionada.

Desde un punto de vista de gestión, este software también sirve para registrar tiempos previstos en cada tarea así como tiempo efectivo registrado. Sólo así podemos controlar la rentabilidad de los proyectos y la productividad de cada consultor.

En ocasiones, son los clientes los que proponen que nos adaptemos a sus propios gestores de proyectos como RedBooth, Basecamp, Slack, etc. aunque lo normal es que empleemos el nuestro.

En Human Level prácticamente todos los consultores empleamos ordenadores Mac. Usamos el gestor de correo Apple Mail que facilita el ordenar muy bien la documentación con Buzones inteligentes así como con múltiples herramientas de filtrado.

Para medir la evolución de los proyectos empleamos distintas herramientas comerciales como Sistrix, SEMRush, Majestic, Advanced Web Ranking… así como otras internas que nos permiten extraer e integrar distintos indicadores de múltiples fuentes para lograr presentar un cuadro de mando global.

Tip/Consejo
A nivel de gestión, es fundamental llevar un seguimiento de la rentabilidad por proyecto, por cliente y por línea de servicio. Para ello es importante controlar la inversión de tiempo en cada tarea, medir desviaciones y controlar bien los proyectos para ser capaces de aportar el valor esperado a los proyectos pero manteniendo la rentabilidad para la consultora.

Metodologías/Procesos de gestión 
Actualmente con un equipo de 5 personas y en torno a 15 clientes, establecemos metodologías en ambas direcciones, tanto para la gestión interna entre el equipo, como la gestión con el cliente.

Cada cliente tiene una planificación anual de SEO validada con el cliente, y cada mes, internamente hacemos la asignación de tareas y deadlines, de tal manera que podamos ir entregando análisis y recomendaciones a los clientes cada semana.

Por otro lado, hacemos una reunión interna cada semana para repasar el status de tareas, la corrección o clausura de las pasadas, o la generación de nuevas, más las posibles dudas que puedan surgir, aquí se aprovecha para priorizar y en todo momento hay un panel o cuadrante donde observamos las próximas entregas y su status.

Nuestro project manager se encarga de gestionar hacia dentro y hacia fuera, es decir, el cliente en todo momento recibe lo que ha de recibir y si tiene dudas en cualquier momento, se canalizan para poder darle respuesta antes de 48 horas.

El cliente recibe sus recomendaciones a través de una carpeta compartida de Google Drive y hacemos más eficiente el uso del mail. También con el cliente se gestiona una llamada o reunión mensual, para repasar todos los hitos, comentar informe y ver next steps.

La metodología hacia dentro y hacia fuera, se hace también a través de herramientas

Herramientas
Google Drive: para compartir los documentos con el cliente y tener un repositorio de todo lo entregado, así como llevar el status de tareas del proyecto, deadlines, etc.
Basecamp + Toggl: de cara a asignar tareas y gestionar los tiempos de cada una, podemos ver qué proyectos son más rentables, qué personas son más rentables, qué tareas son más rentables. Más todos los cruces de criterios que nos dan una inteligencia de negocio de bastante valor.
Teamleader: esta herramienta aglutina ambas funciones y la estamos considerando en la actualidad.

Tips/Consejos

• Establecer las prioridades de antemano
• Siempre poner fecha a las tareas que se asignan
• Hacer una estimación del tiempo que lleva hacer una tarea, ayudará posteriormente a saber si somos muy optimistas estimando, o es que hemos presupuestado el proyecto a la baja
• Tener muy clara la diferencia entre urgente e importante
• La implementación debe orientarse siempre a resolver problemas o a mejorar resultados.
• Haz pocos cambios y mídelos, para saber a qué atribuir los cambios, en vez de hacer muchos cambios de golpe y no saber por qué sube o baja, algo.
• De cara a documentar recomendaciones, que al cliente le quede claro por qué lo tiene mal, por qué va a mejorar y qué tiene que hacer él. Si no se cumplen estos 3 puntos, estamos haciéndolo mal.

Resumen

En cuanto a metodologías observarás muchas coincidencias en lo explicado por los compañeros del sector, de hecho seguro que muchos aplicamos procesos descritos aquí que no se han incluido en cada testimonio, pero lo importante como decía al principio es que te quedes con lo que creas que puede ayudarte a mejorar la gestión de proyectos.

En cuanto a herramientas las más usadas serían Trello, drive y excel o sheets, estas últimas seguro que no pillan de sorpresa a nadie.

Y como consejo general podríamos indicar de nuevo la importancia de definir Hitos, KPIs y trasladarlos a un cronograma y contar con una comunicación fluida en cuanto a cambios.

Despedida

Y hasta aquí este «pequeño» post. Quiero agradecer enormemente una vez más el tiempo invertido en esta colaboración desinteresada por todos y cada uno de los consultores y consultoras SEO que han participado, el día a día nos lleva a todos de cabeza y habéis sacado un ratito para dedicármelo a mí. ¡MIL GRACIAS!

Y a ti, querido lector, si te gusta el tema y quieres hacer tu aportación déjanos un comentario.